Tempo é dinheiro, já sabemos disso. Mas poucos de nós temos tempo suficiente para desenvolvermos nossa carreira e gerenciarmos nossos negócios. Vejam as dicas que a maioria dos especialistas oferece:
1. Escreva as suas metas: de curto prazo, médio prazo e as de longo prazo. Use as suas metas de curto prazo como a sua agenda diária, revendo-a toda a tarde e marcando as que foram completadas e o que ainda precisa ser feito.
2. Suas metas de longo prazo devem ser desmembradas em tarefas mais curtas e possíveis, para que elas possam ser incluídas como parte do seu diário de metas de curto prazo
3. Use um sistema de marcação de pontos, como A, B e C como um meio de priorizar suas tarefas. Na medida em que você for completando suas “coisas a fazer”, dê uma nota de prioridade a cada uma delas. Você vai saber número piscar de olhos, quais as tarefas mais importantes e que devem ser completadas primeiro.
4. Peça um tempo para refletir sobre qualquer pedido novo que demande seu tempo. Aprenda a dizer “não” para pedidos que não se encaixem dentro da sua planilha ou para aqueles pedidos onde você aha que não será capaz de dedicar a atenção necessária.
5. Trabalhe nas tarefas que você não queira fazer primeiro. Muitas pessoas acreditam que completando logo as tarefas mais chatas e desagradáveis, sentir-se-ão motivadas a completar mais tarefas ao longo do dia.
6. Use tecnologia para lembrar datas de eventos importantes. Use alarme do celular, calendários online para ajudar você a se lembrar de tarefas a completar ou de lugares que você precisa ir.
7. Delegue tarefas sempre que possível. Em casa, se tarefas podem ser delegadas ao cônjuge ou ao filho, então peça ajuda a eles. No trabalho, se for habilitado a delegar tarefas, delegue-as.
8. Use e-mail quando possível. Um simples e-mail pode substituir uma ligação telefônica de 10 ou mais minutos. O e-mail vai funcionar se não atrapalhar você a cumprir com os seus compromissos. Nesses casos, mande um e-mail e sua tarefa estará completa em segundos.
9. Desligue o seu celular ou telefone de casa se você estiver no meio de uma tarefa a ser completada, para evitar interrupções. Você pode ouvir as mensagens mais tarde e retornar as ligações quando for mais conveniente pra você.
10. Reserve um tempo para responder e-mails e retornar ligações, evitando assim interrupções em sua linha de raciocínio e concentração ao longo do dia.
11. Diminua a velocidade para ter certeza de que a tarefa será completada de modo correto da primeira vez. Repetir esforços não só é frustrante, como toma o dobro do seu tempo. Mesmo que uma tarefa esteja levando mais tempo do que você imaginou, é importante terminá-la corretamente da primeira vez.
12. Use um cronômetro para manter o caminho certo. Isso ajuda se a pessoa tende ao hiperfoco nas tarefas com perda do controle do tempo. Acionar o cronômetro quando você tiver que mudar para a próxima tarefa pode ajudá-lo a manter-se no tempo.
13. Faça uma pausa e se exercite por alguns minutos, mesmo se o local de trabalho for estressante. Essa pequena pausa o ajudará a clarear a sua mente e lhe permitirá a ter um melhor foco.
14. Tenha a rotina de deletar e-mails desnecessários. Guardar e-mails que você não vai mais precisar pode te confundir e te deixar lento ou fazer com que você não comece a responder os emails necessários. Se você não sentir-se pronto para deletar e-mails, faça uma nova pasta e os arquive ali, de modo que você possa acessar rapidamente os novos e-mails.
15. Divida projetos extensos em pequenas tarefas e trabalhe com o objetivo de completá-los um de cada vez, para não ficar desgastado por conta de uma tarefa complexa e tediosa.
16. Conheça o seu próprio relógio interno. Saiba quando você trabalha melhor. Se você for mais produtivo na parte da manhã, programe para completar suas tarefas mais difíceis nesse horário.
17. Procure maneiras de se distrair seja o que estiver fazendo. Achando algo divertido ou curioso em cada tarefa, você fará um trabalho melhor e mais rápido.
18. Tenha um notebook com você o tempo todo para anotar o que precisa ser terminado, datas que você precisa se lembrar ou outras informações importantes. Mais tarde, quando for preciso utilizar essas informações, você não perderá tempo tentando lembrá-las.
19. Repare no que você está fazendo agora de modo a você poder fazer mudanças e melhorar o modo como você gerencia o seu tempo. Se você está procrastinando, avalie a situação e reflita no que você está evitando. Uma vez você consiga chegar a um acordo, você será capaz de dar conta da tarefa mais facilmente.
20. Guarde pequenas tarefas para serem feitas enquanto você estiver aguardando numa fila, ou esperando por alguém.
21. Estabeleça data final para você mesmo para os projetos e trabalhos que estejam dentro do período.
22. Tenha um calendário principal de modo que você possa olhar prospectivamente, seja na mesma semana ou no mesmo mês, e tentar planejar situações e respectivas soluções para situações que possam dar problemas futuros.
23. Acredite no seu julgamento. Pensamentos e críticas posteriores podem gastar o seu precioso tempo.
24. Programe seus dias de modo que tarefas rotineiras sejam terminadas no mesmo horário, todos os dias. Você achará que elas ficam mais rápidas na medida em que você ficar mais familiarizado com elas e aí poder operá-las bem mais rápido nas tarefas de rotina.
25. Se dê recompensas ao terminar cada tarefa
Fonte: Blog Comunicação Empreendedra
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