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Vantagens e desafios do eSocial
Fernando Nunes de Lima
A grande expectativa de empresas para 2014 é a implantação do eSocial, mais novo módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) que transportará para o ambiente digital todas as informações referentes à folha de pagamento e demais obrigações relativas aos empregados.
O eSocial (nome simplificado do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) deverá ser adotado obrigatoriamente pelos empregadores -- inclusive microempreendedores individuais e empregadores domésticos -- de acordo com um cronograma de implantação definido pela Receita Federal, e mudará completamente a forma como eventos referentes a funcionários são informados ao governo.
Assim como os módulos anteriores do Sped, o eSocial exigirá que os empregadores validem informações diretamente no banco de dados da Receita Federal. Isso deverá ter consequências positivas para o governo e também para as empresas, mas exigirá uma preparação adequada dos profissionais que atuam em Departamento de Pessoal e assessoramento.
Hoje, temos um ambiente de teste que podemos acessar na tela do computador, mas, em algum momento de 2014, estaremos dentro do novo cenário. Por isso, é fundamental que os profissionais dessa área conheçam a fundo o manual do eSocial disponível no portal da Receita e, se necessário, façam cursos (há muitos, inclusive gratuitos) oferecidos por conselhos, órgãos de classe e outras entidades.
Quando totalmente implantado, o eSocial deverá substituir obrigações acessórias como a Dirf (sobre o Imposto de Renda retido do funcionário) e a Rais (sobre as movimentações dos colaboradores ao longo do ano). Assim como a folha de pagamento, essas obrigações passarão a ser prestadas diretamente no sistema da Receita, na foma de arquivos no formato "xml" que serão validados por meio de certificação digital.
A unificação dos bancos de dados do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, Receita Federal e Previdência exigiu um grande esforço do governo, mas reduzirá em muito as fraudes e os erros. Quando implantado, o eSocial deverá colaborar para que não haja salários pagos "por fora", negligência ou omissão no recolhimento de direitos trabalhistas como o FGTS e ausência de registro em carteira, entre outras irregularidades.
Outras vantagens serão o acesso rápido a informações atualizadas sobre emprego, renda e mercado de trabalho em geral, cujos dados poderão ser cruzados pelo governo de muitas maneiras; economia de papel e espaço físico, já que a legislação obriga as empresas a guardar a folha de pagamento por 30 anos (será preciso apenas dispor de sistemas informatizados para guardar os arquivos digitais); fácil acesso das empresas às informações referentes a seus empregados; eliminação de falhas comuns nos registros da própria Previdência, que dificultam a contagem do tempo de serviço; supressão de lacunas de informação que propiciam fraudes previdenciárias, e correção imediata de eventuais erros de informação, já que haverá monitoramento automático dos informes.
Esta última, particularmente, representa uma ótima notícia para empresas e trabalhadores, que certamente sofrerão menos dores de cabeça no futuro, mas exigirá o máximo de exatidão na hora de transmitir as informações, para evitar inconsistências. Nesse novo ambiente de validação digital das informações, dependendo daquilo que a empresa declara, ela mesma se denuncia -- isto é, ela própria ""conta"" à Receita o que está fazendo de errado.
Isso, entretanto, não deve assustar as empresas e profissionais sérios, que prezam pela fidelidade das informações transmitidas. Se implantado nos termos propostos pelo governo -- e, o que todos esperam, se de fato substituir as obrigações acessórias em seu formato atual, eliminando papelada e evitando retrabalho --, o eSocial deverá agilizar e modernizar a gestão dos recursos humanos, solucionando problemas antigos e graves que afligem empregados, empregadores e também o governo.
Fernando Nunes de Lima é delegado do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo (CRC-SP) em Sorocaba, consultor e professor
A grande expectativa de empresas para 2014 é a implantação do eSocial, mais novo módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) que transportará para o ambiente digital todas as informações referentes à folha de pagamento e demais obrigações relativas aos empregados.
O eSocial (nome simplificado do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) deverá ser adotado obrigatoriamente pelos empregadores -- inclusive microempreendedores individuais e empregadores domésticos -- de acordo com um cronograma de implantação definido pela Receita Federal, e mudará completamente a forma como eventos referentes a funcionários são informados ao governo.
Assim como os módulos anteriores do Sped, o eSocial exigirá que os empregadores validem informações diretamente no banco de dados da Receita Federal. Isso deverá ter consequências positivas para o governo e também para as empresas, mas exigirá uma preparação adequada dos profissionais que atuam em Departamento de Pessoal e assessoramento.
Hoje, temos um ambiente de teste que podemos acessar na tela do computador, mas, em algum momento de 2014, estaremos dentro do novo cenário. Por isso, é fundamental que os profissionais dessa área conheçam a fundo o manual do eSocial disponível no portal da Receita e, se necessário, façam cursos (há muitos, inclusive gratuitos) oferecidos por conselhos, órgãos de classe e outras entidades.
Quando totalmente implantado, o eSocial deverá substituir obrigações acessórias como a Dirf (sobre o Imposto de Renda retido do funcionário) e a Rais (sobre as movimentações dos colaboradores ao longo do ano). Assim como a folha de pagamento, essas obrigações passarão a ser prestadas diretamente no sistema da Receita, na foma de arquivos no formato "xml" que serão validados por meio de certificação digital.
A unificação dos bancos de dados do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, Receita Federal e Previdência exigiu um grande esforço do governo, mas reduzirá em muito as fraudes e os erros. Quando implantado, o eSocial deverá colaborar para que não haja salários pagos "por fora", negligência ou omissão no recolhimento de direitos trabalhistas como o FGTS e ausência de registro em carteira, entre outras irregularidades.
Outras vantagens serão o acesso rápido a informações atualizadas sobre emprego, renda e mercado de trabalho em geral, cujos dados poderão ser cruzados pelo governo de muitas maneiras; economia de papel e espaço físico, já que a legislação obriga as empresas a guardar a folha de pagamento por 30 anos (será preciso apenas dispor de sistemas informatizados para guardar os arquivos digitais); fácil acesso das empresas às informações referentes a seus empregados; eliminação de falhas comuns nos registros da própria Previdência, que dificultam a contagem do tempo de serviço; supressão de lacunas de informação que propiciam fraudes previdenciárias, e correção imediata de eventuais erros de informação, já que haverá monitoramento automático dos informes.
Esta última, particularmente, representa uma ótima notícia para empresas e trabalhadores, que certamente sofrerão menos dores de cabeça no futuro, mas exigirá o máximo de exatidão na hora de transmitir as informações, para evitar inconsistências. Nesse novo ambiente de validação digital das informações, dependendo daquilo que a empresa declara, ela mesma se denuncia -- isto é, ela própria ""conta"" à Receita o que está fazendo de errado.
Isso, entretanto, não deve assustar as empresas e profissionais sérios, que prezam pela fidelidade das informações transmitidas. Se implantado nos termos propostos pelo governo -- e, o que todos esperam, se de fato substituir as obrigações acessórias em seu formato atual, eliminando papelada e evitando retrabalho --, o eSocial deverá agilizar e modernizar a gestão dos recursos humanos, solucionando problemas antigos e graves que afligem empregados, empregadores e também o governo.
Fernando Nunes de Lima é delegado do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo (CRC-SP) em Sorocaba, consultor e professor
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